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Las 5 fases del proceso de recuperación de deuda

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En Crono Legal somos especialistas en el proceso de recuperación de deuda. Con la judicialización de carteras masivas de impagados de todo tipo de productos desde la perspectiva de una Legal Tech. Es decir, empleamos toda la tecnología a nuestro alcance para optimizar los TMO’s de los procesos judiciales. 

Llevamos tiempo dedicándonos a la recuperación de deuda, es por ello que hemos desarrollado lo que podemos llamar el enfoque Crono Legal, un procedimiento workflow de 5 fases para la recuperación de deuda. Y os lo compartimos para que conozcáis un poco mejor cómo trabajamos.

Para todo ello contamos con nuestro CRM a medida, para cada tipo de procedimientos y adecuado a las necesidades de cada cliente. Nuestro sistema de información está diseñado para poder almacenar hasta 1500 campos de información distintos, para cada procedimiento.

El enfoque Crono Legal: Las 5 fases del éxito.

Como resultado de la gestión de muchos procedimientos, reclamando deudas de distintos productos y presentando demandas en casi todos los partidos judiciales del territorio nacional, hemos desarrollado un workflow único. Elaborado con equipos multidisciplinares, especializados en cada fase del proceso. Es adaptable y escalable a la judicialización de nuevas carteras y a las necesidades de cada cliente.

Las fases de este workflow para la recuperación de deuda son las siguientes:

  • Estudio.
  • Digitalización.
  • Extracción.
  • Alta en CRM.
  • Cálculos.
  • Auditoría.

Cada fase tiene sus SLA´s  propios en función del tipo de procedimiento. El objetivo final es el de garantizar la planificación prevista con cada cliente y balancear la carga de trabajo de los diversos equipos. Vamos a detallar en qué consiste cada una de las fases.

Fase previa al proceso de recuperación de deuda: estudio.

Cuando un nuevo proyecto o cliente se pone en manos de Crono Legal, previamente a iniciarse el protocolo habitual, se establece una Pre Fase de estudio. El objetivo de esta fase es identificar posibles cuellos de botella, falta de información, redefinición de algunos KPI´s, necesidad de generar alguna nueva documentación… En definitiva, se estudian las particularidades de la nueva cartera de deuda.

Primera fase del proceso de recuperación de deuda: digitalización.

Esta fase está dividida en tres subfases bien delimitadas: la revisión de todos los datos disponibles, la revisión de los documentos digitales, la revisión de los documentos en papel y, finalmente, la validación. 

Revisión de los datos 

En esta primera fase comprobamos que en el fichero que recibimos se encuentra toda la información necesaria. En muchos casos, a pesar de su obviedad, resultan domicilios incompletos o inexistentes que frustran o retrasan el objetivo del recobro.

La documentación remitida suele estar en formato físico y/o digital (por suerte, cada vez más digital). Esto nos lleva otra vez a secuenciar el proceso en las dos fases que os contamos posteriormente. 

Revisión de los documentos digitales

Habrá que revisar los ficheros. Por un lado, que cada documentación digitalizada se corresponda exactamente con su documento original. Por otro lado, que la calidad del fichero sea la correcta para su posterior proceso y su presentación en el sistema LexNet.

Revisión de los documentos en papel

Antes que nada, haremos de forma inmediata una digitalización y almacenaje de los documentos originales, en caso de que la documentación que disponga el cliente sea en papel.

Tenemos un equipo especializado en escanear, con alta calidad, toda la documentación recibida por el cliente, sea necesaria o no. Después nos encargamos de codificarla, registrar en el sistema los expedientes necesarios y de custodiar los documentos físicos en nuestros almacenes.

Y se hace todo ello de tal manera que en cualquier momento se puede acceder al documento físico en cualquier oficina o juzgado de la península.

Validación final

Tras verificar que contiene toda la información, se validará la recepción al cliente. Una vez terminado este paso, se remitirán los listados actualizados de la documentación recepcionada, codificada e inventariada.

La experiencia nos indica que en este punto, y antes de seguir adelante, es conveniente revisar nuevamente con el cliente el proceso y consensuar los principales KPI´s.

Segunda fase del proceso de recuperación de deuda: extracción de datos. 

Una vez que disponemos de la documentación en formato digital, procedemos a extraer todos los datos relevantes de la documentación disponible. Para ello, contamos con un equipo formado y especializado en la extracción de los datos clave para la judicialización de la cartera de deuda. Igualmente, empleamos las herramientas más actualizadas para la lectura y extracción, lo que nos permite ser flexibles en los datos que necesitamos.

Este tipo de extracción sistematizada y especializada permite su confrontación con el fichero facilitado por el cliente, con la consiguiente verificación de datos. De esta manera, conseguimos la cancelación de incidencias futuras.

Tercera fase del proceso de recuperación de deuda: alta en nuestro CRM.

Antes que nada, como paso previo, se realizan unas comprobaciones en una muestra de los procedimientos, para verificar que contienen toda la información precisa. Así nos aseguramos que su entrada en el sistema no generará incoherencias o incidencias a lo largo de la vida del procedimiento.

Esta fase se convierte en crítica, pues se debe alimentar al sistema de información. Es decir, con todas variables necesarias a lo largo del procedimiento de forma correcta: nombres, apellidos, domicilios, DNI, fechas, importes, características particulares de cada deudor, posible vinculación entre diversos procedimientos, etc.

Cuarta fase del proceso de recuperación de deuda: cálculos.

Cuando hablamos de reclamación de deudas o cuando debemos atender una reclamación de cantidad, esta fase se convierte en un momento crucial. Es cuando nos dedicamos a  tener perfectamente identificado de qué importe se trata, de cómo se ha originado, cómo se argumenta y con base a qué documentación se pretende acreditarlo ante el juzgado.

Todos los conceptos que conforman la deuda deben ser claros, precisos y estar representados en un modelo que facilite su comprensión por parte del juzgado. Es una de las claves para que las demandas sean admitidas a trámite. En Crono Legal contamos con un equipo humano altamente especializado en la cuantificación de la deuda. Además del equipo de IT, que ha desarrollado modelos específicos para cada tipo de demanda. De esta forma, podemos revisar la fiabilidad de la liquidación aportada y contrastarla con los criterios judiciales aceptados. Nuestro objetivo es maximizar las admisiones y minimizar las incidencias generadas por el juzgado.

Quinta fase del proceso de recuperación de deuda: auditoría.

La judicialización de miles de demandas requiere control y análisis de riesgos. Se deben tomar decisiones que afectan a un gran número de expedientes y nuestra solución pasa por un equipo auditor.

En las auditorias se realizan controles sobre las distintas capas que conforman nuestras demandas y se toman como referencia catas significativas de los distintos subgrupos de demandas.

El equipo QA (quality assurance) está conformado por expertos en cada materia para valorar eficiencia e impacto. Gracias a ello, podemos trasladar al cliente una información contrastada sobre la tasa de éxito, las posibles incidencias y las medidas para solventarlas.

En Crono Legal adaptamos a las necesidades y a los objetivos propuestos de los clientes.

La preparación de un lote de demandas siempre cuenta con la coordinación externa del cliente y desde Crono Legal adaptamos nuestro enfoque a sus necesidades específicas, y en muchos casos, a los diferentes lotes que debe judicializar. De esta manera, todas las fases son dinámicas y encajables en los TMOs y objetivos sugeridos por el cliente. ¿Necesitas asesoramiento especializado en la recuperación de carteras masivas de deuda? Será un placer ayudarte. 

¿Hablamos?

Estaríamos encantados de escucharte.

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