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¿Existe un software de gestión legal eficiente?

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Los bufetes de abogados pequeños necesitan un software de gestión legal eficiente. Al final, deben tener la misma capacidad que los grandes bufetes para atender a los clientes de manera efectiva y, así, mejorar el acceso a los servicios legales. Pero… ¿Existe un software de gestión legal eficiente?

Es necesaria una transformación hacia el ecosistema digital para lograrlo: es importante ofrecer a los clientes previsiones y resultados, los abogados necesitan poner todo su talento en ello. Sin embargo, el sistema judicial no lo pone fácil y la figura del procurador necesita una revisión… ¿Un software puede solucionar todo esto? Claro, al final, Legal Tech no es más que una manera de ejercer el derecho con otras herramientas.

A continuación, vamos a repasar los aspectos en los cuales un software de gestión legal nos puede ayudar y, finalmente, vamos a ver cómo tendría que ser dicha herramienta.

La importancia de manejar las expectativas de los clientes y ofrecerles resultados.

Como expresa el D. Juetten, a los clientes realmente no les importa el flujo de trabajo subyacente o la tecnología legal, generalmente solo se interesan por el resultado (Juetten, autor de Small firm KPI´s: How to Measure Your Way to Greater Profits). Sin embargo, necesitamos herramientas para ofrecerles estos resultados.

Hoy en día, la tecnología legal actual, digamos inteligencia artificial, machine learning, etc. nos ayuda a mejorar la experiencia general con los clientes. Un claro ejemplo es Litigation Analytics un software de gestión legal que ofrece información relevante basada en datos sobre jueces, tribunales, daños, abogados, bufetes de abogados y tipos de casos en la mayoría de las áreas de práctica. Programas como este pueden interpretar volúmenes de datos de varios años para ayudar a los abogados a gestionar las expectativas de los clientes con respecto a cuánto tiempo podría tomar una decisión y sobre el resultado probable.

Como abogados sabemos que el uso de la tecnología permitirá obtener resultados más rápidos y, a menudo, menos costosos. Lo vemos en la capacidad de automatizar el flujo de trabajo, de generar documentos y de respaldar un proceso. Todo ello permite una mayor certeza en cuanto a resultados y la utilización de tarifas planas o modelos de suscripción.

Usar la tecnología para potenciar el talento de los equipos de abogados

Los profesionales quieren trabajar para empresas que les proporcionen las herramientas para hacer su mejor trabajo, que los recompensen por su impacto y que les permitan disfrutar de sus vidas. En definitiva, quieren dejar atrás los viejos hábitos manuales, reglamentos, etc. Los profesionales están haciendo su transformación personal y, para esto, necesitan estar en el mundo digital.

Todo equipo de abogados y abogadas quiere estar orgulloso de su cultura y de los resultados que ofrecen a los clientes. Cada project manager debería preguntarse: ¿les estamos dando las herramientas que necesitan para hacer su mejor trabajo? ¿Mi equipo termina el día con confianza sabiendo que no se ha perdido algo importante?

La importancia de la transformación digital para los equipos de abogados

Es probable que un despacho no se vea capacitado para afrontar la transformación digital. Los motivos pueden ser la dificultad de cambio de cultura, de cambio de software, de sistemas de procedimientos de tecnología… No obstante, sus mejores abogados y sus nuevos empleados potenciales conocen las herramientas disponibles en el mercado. Por tanto, se darán cuenta si están trabajando más duro que sus pares en otras empresas. ¿Hasta cuando los mejores profesionales permanecerán con “sistemas” obsoletos?

En el futuro, ¿es concebible que una empresa sea acusada de negligencia legal si no utiliza inteligencia artificial? Ciertamente lo es. Hoy, la inteligencia artificial ofrece una solución para resolver o, al menos, mejorar el acceso a la justicia y transformar por completo nuestro sistema legal tradicional. La IA, los macrodatos y los tribunales en línea cambiarán el sistema legal.

El futuro de la función del procurador

Si preguntamos al oráculo más consultado del mundo, Google, nos dice que “Los procuradores son profesionales, licenciados en derecho, especializados en el procedimiento judicial, es decir, derecho procesal. Su principal función es representar a los litigantes ante tribunales y juzgados para agilizar los procesos”.

No vamos a entrar a opinar de esta definición y mucho menos si lo contratamos con el sistema jurídico anglosajón, en donde su funcionamiento es sustancialmente distinto.

Referente a la función del procurador, atendiendo a la evolución de la tecnología, tanto en el big data, como en las comunicaciones, nos debemos preguntar ¿qué valor jurídico aporta a los procedimientos judiciales? Y ¿qué valor le aporta al cliente?

Al albor de las nuevas tecnologías, CMR´s, RBA, ML, IA, etc., ya estamos viendo que algunas empresas Legal Tech prestan el servicio integral letrado + procurador. Este nuevo servicio es muy competitivo: tiene ventajas de cara al cliente porque elimina la doble interlocución, una doble comunicación. Por otro lado, permite sostener una dilación de tmo´s que, en definitiva, comportan un mayor coste, o una menor productividad.

¿Están a la altura los software de gestión legal del sistema judicial español?

Por un lado, tenemos LexNET, el software de gestión legal estrella del Ministerio de Justicia. Se trata de una plataforma para las comunicaciones e intercambio de documentos legales entre oficinas judiciales y los distintos operadores legales.

Bien, de entrada parece una buena solución, pero entonces… ¿Por qué hay 5 plataformas distintas en el estado español? (Sistema Red, Avantius Aragon, Vereda, e-justicia.cat, Avantius Navarra y Justziasip). Es evidente que esta diversidad es todo lo contrario al resultado de una transformación digital, ¿no?

Además, este software legal, que ya tiene unos años y que no es de uso universal en el sistema judicial español, presenta serias carencias de funcionamiento, de información y de usabilidad.

Cómo puede ser que el letrado directo de un procedimiento no tenga acceso a todo el procedimiento judicial que consta en el juzgado y que deba solicitar al procurador que vaya al Juzgado y extraiga tal o cual documento.

Legal Tech y demandas masivas: hace falta un software de gestión legal para los abogados.

Hace unas semanas, a raíz de un simposium de trabajo, al finalizar no encontramos algunos profesionales de derecho. Estábamos a mitad de diciembre y creímos oportuno hacer la carta a los reyes de cuál sería el software de gestión legal que nos aliviaría de la actual situación con las demandas en masa, que venimos gestionando.

Al finalizar la reunión, habíamos descrito algunos puntos para nuestro software ideal de gestión legal:

  • Que nos descargue del arduo trabajo de “interpretar” los escritos y resoluciones que nos llegan del traslado judicial de los juzgados de forma ordenada y fiable.
  • Extraiga el máximo de información de cada escrito que recibimos del juzgado para obtener un resumen fiable (un compañero contaba que con la IA se puede obtener hasta el 95% de fiabilidad).
  • Todo ello en tiempo real. Es decir, al momento y no al cabo de 2 días, y con un plazo por contestar por en medio.
  • De fácil uso. Con una interfaz intuitiva, modular y personalizable a nuestro despacho (correo electrónico, LexNet, etc). Todo ello sin requerir ingenieros, instalaciones, nuevos ordenadores, etc.
  • Donde no fuera necesaria una gran inversión en tiempo y en dinero para su instalación y puesta en marcha, formación del equipo del despacho, etc.
  • Que pudiera ser sin inversión alguna. Sin la necesidad de nuevos ordenadores, servidores, etc. Es decir, pago por uso. Si la herramienta puede realizar una parte de las labores que actualmente hacen los auxiliares, quizás el coste por día de la herramienta debería ser inferior a, digamos, 40,0 € al día.
  • Tal como nos llega el correo electrónico, que automáticamente pudiera leer el traslado judicial discriminando claramente los que puede interpretar con éxito de aquellos que, por alguna causa, no puede. En el segundo caso, un auxiliar los podría revisar.
  • Que pueda funcionar las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Y sin vacaciones. (no quedo claro, si en futuro habría que pagar SS).
  • Y, finalmente, que en una mañana o en una tarde, quede configurado para comenzar a funcionar. Sin costes adicionales de adaptación, programación, etc.

Por lo tanto, si todo esto fuera posible, ¿quién no se apuntaría a utilizar un software de gestión legal así? Todos convinimos que sería una maravilla, pero como se hacía tarde, lo tuvimos que dejar aquí. A los pocos días, uno de los integrantes del foro me llamo para explicarme que posiblemente sea posible y estemos cerca de conseguirlo. Habrá que retomarlo.

Hemos fijado un nuevo encuentro todos entusiasmados, para seguir con nuestro software de gestión legal ideal. Definimos que se trataría de nuestra transformación digital como Legal Tech.

¿Hablamos?

Estaríamos encantados de escucharte.

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