El trabajo legal puede llegar a complicarse por la gran cantidad de información a gestionar, y para lograr adaptarse a los tiempos establecidos. La organización y la gestión automatizada de tareas puede ayudar a aumentar la productividad en un despacho de abogados. En este post, se puede encontrar un mero apunte descriptivo de cómo creemos que debe confluir sin demora la gestión jurídica, judicial y extrajudicial, con las nuevas tecnologías.
Transformación digital y Legal Tech
Quizás el primer paso para que un despacho de abogados sea más productivo, es el que más recursos requiere. Sin embargo, es el que nos va a dar unos resultados más notables y duraderos. Hablamos de realizar la transformación digital hacia una empresa Legal Tech.
Una Legal Tech no es más que un despacho de abogados que usa las tecnologías más innovadoras para ser más eficientes en el ejercicio del derecho. Transformar una empresa en digital consiste en usar la tecnología para gestionar procesos que antes se hacían manualmente.
Todo esto va desde la facturación automática, tarea que la mayoría de empresas han digitalizado desde hace tiempo, a la extracción de información relevante de un expediente, tareas más complejas e innovadoras que suponen un salto cualitativo. Es decir, se ha empezado digitalizando las tareas más rutinarias, pero hoy en día, se puede automatizar procesos de una cierta complejidad, que requieren de análisis.
Además, actualmente, existe la iniciativa del Gobierno de España Kit Digital. Es una subvención para la digitalización de todo tipo de negocios, con el fin de proporcionar una mejora en la eficiencia. Si te lo estás planteando, estas ayudas son para ti.
Aplicaciones automatizadas
La visión por computador es una disciplina de la ingeniería que extra información relevante a partir de una imagen. Para que se entienda, usa la computación para “ver”. Y el OCR (optical character recognition) es una rama de la visión por computador que se centra en imágenes con texto escrito. Es decir, puede extraer e interpretar texto de una imagen. Evidentemente, son tecnologías que usan la tecnología machine learning. Con estas tecnologías, un software de gestión legal puede gestionar grandes cantidades de información para extraer las informaciones más relevantes.
Otra tecnología interesante es el cloud computing. Se trata de servidores que se encuentran en la nube, conectados a internet y accesibles desde diferentes dispositivos desde los cuales se pueden compartir recursos. Muy interesante para aumentar la productividad de los despachos, gracias a que permite gestionar expedientes desde diferentes dispositivos y por diferentes usuarios, sin conflictos.
Gestión legal
Relacionado con el punto anterior. Tanto los bufetes de abogados pequeños, como los grandes, necesitan un software de gestión legal eficiente. Los despachos pequeños han de tener la misma capacidad que los grandes bufetes para gestionar la información y así proporcionar una buena atención al cliente.
El cliente como el centro
En esta línea, la gestión de los clientes se convierte en un punto clave. Aquí puede ser de gran ayuda un CRM (Customer Relationship Management, es decir, Gestión de Relación con los Clientes). Consiste en un programa para una buena atención del cliente integral: ventas, acciones de marketing, contacto…
Es imprescindible el control
Es importante remarcar que un proceso de transformación digital implica un esfuerzo. Si una empresa se plantea un proceso de transformación digital, ha de tener claro los costes que le va a suponer y los beneficios que va a obtener. Es por ello que es muy importante medir el éxito en los procesos de transformación digital.
El control en la gestión ya es totalmente imprescindible: un nuevo paradigma en la gestión legal y la productividad de un despacho. Sin duda, la tecnología va a ser un aliado crucial. Hacen falta resultados. En Management se suele decir que aquello que no se puede cuantificar, no se puede gestionar. Por eso, es importante implementar un sistema de KPI (Key Performance Indicator, es decir, un indicador de rendimiento).
Por otro lado, es necesario conocer los TMO’s (el tiempo promedio de una acción), muy usados para las prácticas repetitivas. De esta manera, se puede medir el impacto de las tareas y su efectividad. Por lo tanto, se podrán tomar decisiones para invertir en digitalización, u otros recursos, para así mejorar la productividad del despacho.
La gestión de equipos
Los equipos multidisciplinares son muy beneficiosos para los negocios legales. En una Legal Tech hay profesionales de todo tipo trabajando juntos: ingenieros de procesos, legal operations manager, data scientist, economistas… Y, por supuesto, abogados. Una buena gestión de estos equipos es más importante que nunca. El objetivo es sumar esfuerzos para remar en una misma dirección. Contar con la figura de un project manager es fundamental para ello.
Al final, se trata de conseguir resultados
En esta línea, y a modo de conclusión, nos planteamos que mejorar la productividad es algo que muchas empresas se proponen. Como hemos dicho, para ello, es crucial cuantificar, para conocer los recursos y tiempo que se invierten en una tarea. Después realizar cambios, inversiones, digitalización… para lograrlo.
Sin embargo, no se debe olvidar que no sirve de nada aumentar la productividad de ciertos procesos si estos no nos consiguen resultados que ayudan a crecer como empresa. Y aquí un planteamiento importante: ¿qué significa mejorar como empresa? Puede que para algunos sea tener un beneficio económico más alto, para otros expandir el negocio… Entonces, el camino pasa por fijar unos objetivos, para saber dónde se quiere llegar y, después, mejorar la productividad para lograrlo.
Crono Legal tiene justamente este objetivo especialmente aplicado a la gestión masiva de asuntos judiciales y extrajudiciales.
